CONVIDADOS DE OUTRAS CIDADES EM EVENTOS CORPORATIVOS

Convidados de outras cidades exigem maior atenção porque, em muitos casos, o convite inclui passagem e esta informação deve ser repassada no contato telefônico, antes da expedição do convite impresso.

Dependendo do nível hierárquico, um visitante deve ser recebido no aeroporto por um executivo de seu mesmo gabarito funcional e, caso venha acompanhado pela mulher, ela será recebida também pela esposa do anfitrião.

No carro, com motorista profissional, o local do visitante deverá ser atrás e à direita, sendo que as senhoras serão conduzidas em outro carro. As assessorias cuidam das bagagens.

Um executivo que não tenha motorista conduzirá o visitante em seu próprio carro, o que demonstra cordialidade e é preferível sempre a alugar um automóvel.

Ao chegar ao hotel, o anfitrião leva o hóspede até a recepção, onde a ficha já estará preenchida, só faltando assinar. Se as despesas extras estiverem incluídas na estada, esta informação deve ser comunicada e constar na ficha.

No quarto do hotel, a fim de demonstrar hospitalidade, poderão constar, entre outros: arranjo floral, cesta de frutas, champanhe, revistas locais, de acordo com os interesses e gostos do convidado.

Para as mulheres, podem ser colocados no quarto cartões, indicando salão de beleza e outros serviços que ela poderá necessitar.
Em grandes eventos, eles são incluídos na papelada e na programação e serão enviados antes.

Oferecer a relação dos convidados, com algumas informações sucintas sobre cada um, é uma medida que facilita o entrosamento entre os participantes.

Fonte: Miranda, Luiza. Negócios e Festas. Cerimonial e Etiqueta em Eventos. Autêntica 2003.