ENVIO DE CONVITES CORPORATIVOS

No convite deverão constar todas as informações que envolvem o evento como local, data, horário de chegada e programação, pois o convidado deve estar ciente de todos os detalhes práticos que permitirão sua presença no evento.

A empresa do profissional convidado nem sempre se encarrega de tomar as providências relativas à viagem e arca com os custos.

Dessa forma, é importante informar o nome do hotel, número de diárias, traslado do aeroporto ao hotel, ao local do evento e outros dados importantes.

Todos os pormenores relativos às passagens também devem ser repassados com presteza.

Num evento bem organizado, as assessorias funcionam de modo a que o convidado não tenha que tomar estas providências e se preocupar com tal.

No aeroporto de origem, o adequado é que haja um funcionário da empresa contratante incumbido, inclusive, de checar a passagem. O ideal é que o convidado já esteja com lugar marcado no avião, daí a necessidade de se conhecer alguns dos hábitos do convidado.

Com um mês de antecedência, antes de fixar a data, é conveniente verificar junto ao assessor do convidado, se a agenda do mesmo estará livre na ocasião.
Em grandes eventos e com data distante, essa confirmação exige mais tempo.
Para garantir a presença de um VIP, principalmente se a empresa anfitriã for nova, as secretárias ou o promoteur devem entrar em contato.

Constando ou não R.S.V.P. impresso no convite, as assessorias telefonam aos convidados, com três a cinco dias de antecedência. Esta confirmação é importante também em relação às providências e custo de almoços, jantares, coquetéis e outros, calculado por pessoa.

Fonte: Miranda, Luiza. Negócios e Festas. Cerimonial e Etiqueta em Eventos. Autêntica 2003.